Dreaminvasion

Amis Scrum Master et Product Owner combien de fois vous êtes vous posés la question de comment imprimer les stories ou les tâches provenant de votre Jira pour les afficher correctement sur votre tableau Scrum ?

C'est en tout cas la question à laquelle Shrikant Vashishtha de Agile Buddha a voulu répondre en publiant, il y a quelques jours, un tutoriel "Printing Physical Scrum Board From Atlassian Jira".

Je vous invite à découvrir sa méthode très intéressante pour imprimer les "Index cards", mais comme vous le verrez Shrikant Vashishtha passe par de nombreuses étapes tel-que :

1. Export au format Excel
2. Nettoyer le fichier Excel
3. Créer un gabarit Word
4. Créer un publipostage depuis le gabarit Word alimenté par le fichier Excel

Soit une procédure de plus de 10 minutes pour arriver jusqu'à l'impression.

Faisons simple, gagnons du temps

Vous êtes adepte du visual management, vous devrez bientôt imprimer vos stories et les tâches qui vont avec, mais vous êtes constamment sous l'eau ?

Vous recherchez un outil simple et gratuit qui convertit votre export Jira en de belles "Story Card" ?
Alors Jira2ScrumBoard est votre solution !

Tout comme vous, j'ai longtemps recherché une façon simple d'imprimer proprement les stories. Avant l'usage de Jira dans ma précédente entreprise, j'avais développé un outil interne pour exporter nos stories dans un format imprimable (cf. image ci-dessus).

Comme beaucoup d'entreprises nous sommes passés à Jira et nous avons perdu le format calibré des stories que nous avions précédemment. Si Jira nous a apporté de nombreux avantages, au niveau de l'impression, je n'ai jamais su retrouver un résultat propre et calibré.

En fonction de la longueur des descriptions et des acceptances, vos stories peuvent se retrouver sur plusieurs pages, occupant pour le coup tout votre tableau.

Jira2ScrumBoard un outil simple et gratuit

Vendredi dernier j'ai profité d'une formation Kanban animé Claude Aubry et Laurent Morisseau. Avant de rentrer dans le vif du sujet ils ont préféré nous mettre en situation avec un jeu permettant la découverte et la mise en place de Kanban : Kanbanzine.

Kanbanzine est un très bon jeu de mise en situation et de découverte de Kanban. Un jeu rythmé (et même intense pour les joueurs que nous étions) qui permet de rencontrer différentes situations d'un projet au fur et à mesure des semaines. Ludique il nous a permis de tester et mettre en place des stratégies (plus ou moins efficace).

Pour en savoir plus à ce sujet je vous invite à lire l'article de Claude Aubry :

Besoin d'un schéma pour présenter le fonctionnement de Scrum ? Scrum Primer nous propose une illustration en version "Manga" c'est fun, coloré, et ça peut même être imprimé sur un mur pour éviter les oublis.

Merci à Fabrice31 (@fabrice31) pour le partage du lien.

Je ne sais pas si vous appliquez certains principes du visual management dans vos projets, mais chez OverBlog nous avons depuis le début de notre pratique de Scrum et Scrumban des tableaux murs de stories et de post-it pour gérer les nombreuses tâches, et débug à chaque itération.

Le premier problème que nous rencontrons ce sont les post-it qui tombent. Bien sûr on finit par mettre du scotch, mais franchement ce n'est pas fabuleux.

Il y a aussi dans notre cas l'impression des stories, car nous imprimons l'intégralité des stories afin que tout le monde puisse lire à tout moment le détail.
Un petit appel à l'aide : si vous avez un outil pour l'impression de vos stories je suis preneur.

En parlant des Stories et Post-it, plus nos équipes s'agrandissent plus nous consommons de place. Ce n'est pas moins de 3 murs complets que nous monopolisons au quotidien.

Et je ne parle pas de la mise à jour des charts qui d'un jour à l'autre sont oubliés.

Si j'affectionne le visual management pour son côté ludique et le peps qu'il donne aux échanges entre les membres des équipes, j'aimerais ne pas devoir répercuter l'avancée du projet, vu pendant daily meeting, sur nos outils en ligne. (Je sais, vous allez me dire que c'est le rôle du ScrumMaster, mais c'est une entente qui me va très bien).

La solution ne serait-elle pas dans le mur intéractif ?
C'est ce que me semble penser Opsio-conseil avec la présentation VirtualBrownPaper à l'Agile Tour de Nantes 2012.

Vous le verrez dans la vidéo ci-dessous, l'idée est ingénieuse et fera surement rêver plus d'un.

Et même si je n'accroche pas sur la clarté de l'IHM et les couleurs je trouve dans cet outil un gain de temps et de place non néglieable tout en gardant le visual management au centre des projets.

A de nombreuses reprises je me suis demandé si l'utilisation de Scrum était bien adapté au fonctionnement de nos projets et à la culture de l'entreprise pour laquelle je travaille. Et même si nous avons commencé avec Scrum rien nous empêchent de faire évoluer nos méthodologies et de passer sur Kanban ou même Scrumban.

Si comme moi vous vous posez la question régulièrement dans la gestion de vos projets cet article vous aidera surement à faire un choix.

Choisir entre Kanban et Scrum en 9 questions / réponses

Les clients de David Hawks coach Agile à Austin au Texas lui demandent souvent la question : comment choisir entre Scrum et Kanban. Afin de nous éclairer sur la question il tente d'y répondre dans son article "Kanban vs. Scrum – How to Choose?" dont voici son résumé (j'espère ne pas avoir trop altéré ses propos par ma traduction).

Est-ce que vos priorités changent elles souvent ? Avez-vous des difficultés à finir à temps les tâches prévues sur 1 ou 2 semaines ? Avez-vous souvent à changer plus de 25% des taches prévues sur une période de 2 semaines ?
Si les réponses sont oui à ces questions ajouter 1 point pour Kanban.
En supprimant la notion de sprint immuable sur une période donnée (2 semaines par exemple) Kanban apportera à votre équipe plus de souplesse dans le changement des priorités.

Est-ce que votre responsable d'équipe ou chef de projet rencontre des difficultés à découper les fonctionnalités en petites tâches incrémentales qui peuvent être délivrées en moins d'une semaine ?
Si la réponse est oui à ces questions ajouter 1 point pour Scrum. D'après David Hawks les deux frameworks fonctionnent très bien dans la découpe des fonctionnalités en petites tâches. Mais il trouve que la notion de sprint dans Scrum aide votre équipe à reconnaitre ses faiblesses et à s'adapter (grâce à la rétrospective).

Est-ce que votre équipe rencontre des difficultés avec les estimations ou les priorités ? Arrive-t-elle à découper les tâches en taille similaire ?
Si les réponses sont oui à ces questions ajouter 1 point pour Kanban.
Kanban supprime l'estimation de la priorité en faveur de cycle avec des tâches de taille similaire.

Est-ce que vos équipes ont une forte culture de l'amélioration en continue et l'auto-organisation ?
Si la réponse est oui ajoutez 1 point de plus pour Kanban.
La légèreté du framework que propose Kanban fonctionne très bien pour une équipes qui a la culture de l'amélioration continue. De plus l'équipe connaîtra le bon moment pour effectuer sa rétrospective. Pour une équipe nouvelle à cette pratique des rétrospectives régulières l'aidera à se former à cette pratique.

Votre équipe connaît elle bien (est-elle experte dans) les pratiques techniques tels que : TDD, l'intégration / livraison Continue, le partage des rôles (changement de Ownership), etc. ?
Si la réponse est oui, 1 point pour Kanban.
Notez que les deux frameworks sont excellents dans les environnements ou de fortes expertises techniques sont nécessaires. Cependant une équipe pratiquant Kanban pourra être en mesure d'atteindre un niveau plus élevé d'optimisation en ayant un flux constant de travail.

Est-ce que la top priorité de votre équipe est la réactivité aux changements de besoins de vos clients ?
Si la réponse est oui, ajouter 1 point pour Kanban.
Kanban se concentre fortement sur la durée de développement d'une tâches, là où Scrum se focalise sur la vélocité des équipes par sprint. Les deux frameworks peuvent se modifier et s'adapter pour obtenir un résultat similaire, mais Kanban a l'avantage de pouvoir décaler des tâches pour en inserer d'autre plus urgente, la notion de temps est plus fléxible en Kanban, contrairement à Scrum où un sprint commencé ne peut être altéré par une demande "urgente".

Est-ce que la top priorité de vos équipes est de se concentrer sur les prévisions et la productivité de gros projets ?
Si oui, 1 point pour Scrum. Encore une fois, les deux frameworks peuvent s'adapter pour atteindre le même résultat. Mais Scrum propose plus de cadrage et de ressources sur la façon de gérer la planification et le suivi de la progression des développements.

Vos équipes sont elles réticentes à l'idée de changer leur façon de travailler ?
Si vous sentez que votre équipe n'est pas prête à un grand changement dans sa façon de travailler ajouter 1 point à Kanban.
Kanban ayant moins de cérémonial que Scrum il sera plus facile de l'intégrer dans un premier temps à votre équipe.

Est-ce que la culture de votre entreprise nécessite de nombreux cérémonials et de documents à produire ?
Si oui ajouter un point à Scrum. Selon David Hawks, Il est clair que Scrum n'a pas autant de cérémonial avec les méthodologies tels que : RUP, PMBOK, et PRINCE2, mais il s'intégre bien avec les entreprises qui ont le besoin d'avoir une trace de ce qui se fait.

Pour conclure
David Hawks conclut son article ainsi :
Que ça soit Kanban ou Scrum les deux nécessitent une forte discipline pour afin de profiter de leur bien fait sur votre gestion de projets. Même si Kanban est moins structuré que Scrum il peut être tout de même utilisé par des équipes "indisciplinées". Les problèmes communément rencontrés sont :

• Avec Scrum une équipe se retrouvera souvent avec des tâches non finies en fin de sprint.

• Avec Kanban une équipe ignorera surement le WIP limits.

Mais même mal utilisé les sprints de Scrum et les WIP limits de Kanban forçeront les équipes à découper leurs fonctionnalités en petites taches ce qui facilitera leurs développements.

David Hawks nous dit aussi qu'il a vu des équipes avoir plus de succès avec l'utilisation Kanban lorsque :

1. Les équipes doivent de concentrer sur le suivi des démandes produits, surtout lorsque les priorités peuvent changer du jour au lendemain, et lorsque le besoin de livraison rapide est fort.

2. Les équipes sont mature, discipliné et auto-organisé.

La vidéo ci-dessous de Henrik Kniberg intitulé "Agile Product Ownership in a nutshell" est un condensé d'une première journée de formation des Product owner aux bénéfices de Scrum et des méthodes Agiles.

En 15 min seulement vous découvrirez les limitations souvent rencontrées sur les projets et quels bénéfices apportent les méthodes Agiles

Cette vidéo est pour vous si vous :

• souhaitez passer à Scrum, Kanban ou plus généralement à l'Agilité dans vos projets

• utilisez déjà les méthodes agiles

• faire découvrir aux Skateholders et dirigeant de votre entreprise les bien faits de l'agilité.

Retrouvez le script de cette vidéo en anglais ici.

Depuis deux ans le "French Scrum User Group" organise des Scrumday, une journée de rencontre et de conférence autour de l'Agilité. Cette journée est ouverte à tous que vous souhaitez découvrir l'agilité, que vous l'utilisez déjà et désirez progresser ou que vous soyez déjà un grand guru de ces méthodologies.

La prochaine sera donc le jeudi 11 avril 2013 à Paris, pour plus d'information destination le site Scrumday : www.scrumday.fr